Datenschutzerklärung
Welche personenbezogenen Daten Thelemail verarbeitet, warum dies geschieht und welche Rechte Sie haben. In klarer Sprache verfasst.
Gültig ab: 31. August 2026
Diese Erklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten Thelemail verarbeitet, warum dies geschieht und welche Rechte Sie haben. Sie ist in klarer Sprache verfasst und entspricht dem tatsächlichen Betrieb des Dienstes. Die technische Ergänzung zu dieser Erklärung ist unser Bedrohungsmodell.
Verantwortlicher: Thelemail, Praça de Bocage 67, 2900-277 Setúbal, Portugal Kontakt: [email protected]
1. Kurzfassung
- Ihre gespeicherten E-Mails sind mit Kontoschlüsseln verschlüsselt, die Ihr Gerät über OPAQUE entsperrt. Wir können Ihre gespeicherten E-Mails nicht lesen. Wir untersuchen sie nicht, verkaufen sie nicht, nutzen sie nicht für Werbung und trainieren damit keine KI.
- Was wir notwendigerweise sehen können, sind die Metadaten, die E-Mail benötigt, um zu funktionieren: Absender- und Empfängeradressen, Zeitstempel, Nachrichtengrößen, Betreffzeilen externer Nachrichten sowie der Inhalt von Nachrichten während der Übertragung, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Empfänger nicht möglich ist (Standard-SMTP zu externen Anbietern).
- Wir erheben nur die Konto- und Abrechnungsdaten, die für den Betrieb eines kostenpflichtigen Dienstes erforderlich sind. Die zentrale E-Mail-Verarbeitung und verschlüsselte Postfachspeicherung laufen auf der Infrastruktur von Hetzner in der EU. Cloudflare liefert die öffentliche Website aus, Stripe verarbeitet Webzahlungen, Google übernimmt die Zustellung von Push-Benachrichtigungen für Android und die Abrechnung über Google Play, und Apple übernimmt die Zustellung von Push-Benachrichtigungen für iOS und die Abrechnung über den App Store. Diese Anbieter erhalten keine lesbaren gespeicherten E-Mail-Inhalte.
2. Was wir verarbeiten, warum und auf welcher Rechtsgrundlage
2.1 Kontodaten
E-Mail-Adresse (Ihre Thelemail-Adresse sowie jede von Ihnen angegebene Wiederherstellungs- oder Kontaktadresse), Anzeigename (optional), Material zur Passwortauthentifizierung (ein OPAQUE-Registrierungsdatensatz; wir erhalten oder speichern niemals Ihr Passwort selbst), verschlüsseltes privates Schlüsselmaterial (das wir nicht entschlüsseln können), 2FA-Anmeldedaten (TOTP-Geheimnisse, öffentliche WebAuthn-Schlüssel, gehashte Sicherungscodes), Sitzungs- und Gerätedatensätze (Client-Typ, Erstellungszeitpunkt, IP-Adresse bei der Anmeldung) und Registrierungstoken für mobile Push-Benachrichtigungen. Zweck: Bereitstellung und Absicherung Ihres Kontos. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Sicherheitsprotokollierung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
2.2 E-Mail-Inhalte
Gespeicherte E-Mails (Nachrichten, Anhänge) sind im Ruhezustand mit Ihrem Schlüssel verschlüsselt; wir verfügen nur über Chiffretext, den wir nicht entschlüsseln können.
Bei E-Mails während der Übertragung verhält es sich anders, weil E-Mail ein offenes, föderiertes System ist:
- Nachrichten zwischen Thelemail-Konten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; wir verarbeiten ihren lesbaren Inhalt niemals.
- Eingehende externe Nachrichten, die bereits mit OpenPGP für den Empfänger verschlüsselt sind, bleiben während der Zustellung Chiffretext. Andere externe Nachrichten treffen in lesbarer Form über SMTP ein; unser Empfangsserver verarbeitet sie nur so lange im Arbeitsspeicher, wie es für Authentifizierungsprüfungen, Spam-Klassifizierung und Verschlüsselung für den Empfänger erforderlich ist, und speichert anschließend ausschließlich die verschlüsselte Form. Lesbare Nachrichteninhalte werden weder auf Datenträger noch in Protokolle geschrieben.
- Ausgehende Nachrichten an externe Empfänger sind Ende-zu-Ende verschlüsselt, wenn über WKD ein kompatibler OpenPGP-Schlüssel verfügbar ist. Andernfalls werden sie als Standard-E-Mail übertragen (TLS während der Übertragung, sofern der empfangende Server dies unterstützt) und liegen während der Übertragung zwangsläufig in lesbarer Form vor.
Zweck: Zustellung Ihrer E-Mails (der Dienst selbst). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
2.3 Metadaten
Wie jeder E-Mail-Anbieter verarbeiten wir Umschlagmetadaten von Nachrichten: Absender- und Empfängeradressen, Zeitstempel, Nachrichtengrößen, Authentifizierungsergebnisse (SPF/DKIM/DMARC) und Zustellstatus. Betreffzeilen externer Nachrichten sind für den Dienst ebenfalls sichtbar und werden als Metadaten behandelt. Ein Teil davon wird für Zustellbarkeit, Missbrauchsprävention und Fehlerbehebung in Protokollen aufbewahrt. Zweck: Weiterleitung von E-Mails, Verhinderung von Missbrauch, Aufrechterhaltung der Versandreputation. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Aufbewahrung: Betriebliche E-Mail-Protokolle werden 30 Tage lang aufbewahrt und anschließend gelöscht oder anonymisiert.
2.4 Abrechnungsdaten
Tarif, Abrechnungsverlauf, Mehrwertsteuerland und Zahlungsstatus. Kartenzahlungen im Web werden von Stripe verarbeitet; wir erhalten Zahlungsbestätigungen und begrenzte Zahlungsmetadaten, niemals vollständige Kartennummern. Mobile Abonnements werden über Google Play oder den Apple App Store verarbeitet. Diese Stores verarbeiten Zahlungsmethode und Kauf nach ihren eigenen Datenschutzbedingungen; wir erhalten die Kauf- oder Abonnementberechtigung und begrenzte Transaktionsdatensätze, die zur Aktivierung des Dienstes, zur Betrugsprävention und zur Bearbeitung von Supportanfragen erforderlich sind. Zweck: Abrechnung des Dienstes, Buchhaltung, Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c). Rechnungsunterlagen werden für den nach portugiesischem Steuerrecht vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt (derzeit 10 Jahre).
2.5 Support und Kontakt
Wenn Sie uns eine E-Mail senden, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Inhalte, um zu antworten. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse / vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 6 Abs. 1 lit. b). Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie es zur Bearbeitung des Anliegens erforderlich ist, sowie für einen angemessenen Zeitraum danach.
2.6 Website-Analyse
Unsere öffentliche Website verwendet datenschutzfreundliche, selbst gehostete Analysen ohne websiteübergreifendes Tracking, Werbekennungen oder Verkauf von Daten. Die Anwendung selbst enthält keine Tracker von Drittanbietern.
2.7 Mobile Push-Benachrichtigungen
Wenn Sie Benachrichtigungen aktivieren, erhält die mobile Anwendung unter Android ein anwendungsspezifisches Weiterleitungstoken von Firebase Cloud Messaging (Google) oder unter iOS vom Apple Push Notification service und registriert es bei Thelemail. Google oder Apple erhält dieses Weiterleitungstoken und die für die Zustellung der Benachrichtigung erforderliche Benachrichtigungsnutzlast. Push-Nutzlasten von Thelemail enthalten keine lesbaren gespeicherten E-Mail-Inhalte: Nachrichtenvorschauen werden mit einem auf dem Gerät gespeicherten Vorschauschlüssel verschlüsselt, und andere Push-Benachrichtigungen enthalten nur Weiterleitungs- oder Ereigniskennungen. Zweck: Zustellung angeforderter Konto- und E-Mail-Benachrichtigungen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Sie können Benachrichtigungen in den Einstellungen des Betriebssystems deaktivieren.
3. Was wir NICHT tun
- Wir lesen, untersuchen oder analysieren den Inhalt Ihrer gespeicherten E-Mails nicht (wir können es nicht).
- Wir verkaufen oder vermieten personenbezogene Daten nicht an Dritte.
- Wir nutzen Ihre E-Mails oder Daten weder für Werbung noch zum Trainieren von KI-Modellen.
- Wir binden keine Werbung oder Drittanbieter-Tracker in das Produkt ein.
4. Auftragsverarbeiter und Empfänger
Wir nutzen die folgenden Dienstanbieter für den Betrieb von Thelemail. Hosting- und Infrastrukturanbieter handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Verträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Apple und Google können bei ihren App-Store-Transaktionsdiensten nach ihren eigenen Kundenbedingungen und Datenschutzhinweisen als unabhängige Verantwortliche handeln.
| Anbieter | Rolle | Standort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Zentrale Rechenleistung, verschlüsselte Objektspeicherung und Sicherungen | Europäische Union |
| Cloudflare | Hosting und Auslieferung der öffentlichen Website, autoritatives DNS sowie Proxy- oder Sicherheitsdienste, sofern aktiviert | Globales Netzwerk; Übermittlungen werden gegebenenfalls durch den Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln abgesichert |
| Stripe | Verarbeitung von Kartenzahlungen im Web | EU-Gesellschaft; manche Verarbeitungen können Übermittlungen umfassen, die durch Standardvertragsklauseln abgesichert sind |
| Weiterleitungstoken von Firebase Cloud Messaging und verschlüsselte oder inhaltsfreie Push-Zustellung; Abrechnung von Android-Abonnements über Google Play | Globaler Dienst; Übermittlungen werden durch die anwendbaren Datenschutzbedingungen und Schutzmaßnahmen von Google geregelt | |
| Apple | Weiterleitungstoken des Apple Push Notification service und verschlüsselte oder inhaltsfreie Push-Zustellung; Abrechnung von iOS-Abonnements über den App Store | Globaler Dienst; Übermittlungen werden durch die anwendbaren Datenschutzbedingungen und Schutzmaßnahmen von Apple geregelt |
Über die Auftragsverarbeiter hinaus legen wir Daten nur offen, wenn wir durch eine für uns nach portugiesischem oder EU-Recht verbindliche gültige Anordnung rechtlich dazu verpflichtet sind. Da gespeicherte E-Mails mit Zero Access verschlüsselt sind, beschränken sich die Daten, die wir im Fall einer Verpflichtung technisch bereitstellen können, auf die in dieser Erklärung beschriebenen Kategorien: Kontodaten, Metadaten und Abrechnungsdaten. Entschlüsselte Postfachinhalte bleiben für uns nicht verfügbar. Soweit gesetzlich zulässig, werden wir Transparenzinformationen zu den bei uns eingegangenen Anfragen veröffentlichen.
5. Internationale Übermittlungen
Die zentrale E-Mail-Verarbeitung und verschlüsselte Postfachspeicherung werden in der EU gehostet. Die öffentliche Website wird über das globale Netzwerk von Cloudflare ausgeliefert, und mobile Push- und App-Store-Dienste nutzen die Infrastruktur von Google oder Apple. Soweit ein Dienstanbieter Übermittlungen außerhalb des EWR vornimmt, erfolgen diese unter den anwendbaren Schutzmaßnahmen des Anbieters für Übermittlungen, etwa Angemessenheitsbeschlüssen oder Standardvertragsklauseln.
6. Aufbewahrung
- E-Mails: werden in verschlüsselter Form aufbewahrt, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto geschlossen wird. Gelöschte Nachrichten werden unverzüglich aus dem aktiven Speicher und innerhalb des Sicherungsrotationszyklus von 30 Tagen aus Sicherungen entfernt.
- Kontodaten: werden aufbewahrt, solange Ihr Konto besteht; innerhalb von 30 Tagen nach Schließung des Kontos werden sie gelöscht oder anonymisiert, ausgenommen Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen aufbewahren müssen (z. B. Rechnungen).
- Betriebliche Protokolle: siehe 2.3.
- Sicherungen: verschlüsselt, in der EU gehostet und nach einem festen Zyklus rotiert.
7. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten, auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen und auf Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Die meisten dieser Rechte können Sie unmittelbar ausüben: Ihre E-Mails können jederzeit mit unserem quelloffenen Exportwerkzeug in Standardformaten exportiert werden, und die Löschung des Kontos kann unter [email protected] beantragt werden (Bearbeitung innerhalb von 30 Tagen).
Ein Hinweis zu Löschung und Zero Access: Durch die Löschung Ihres Kontos werden Ihre verschlüsselten E-Mails und Kontodaten entfernt. Ohne Ihre Anmeldedaten können wir lesbare E-Mail-Inhalte nicht selektiv entschlüsseln oder in Ihrem Namen extrahieren. Exportieren Sie Ihre Daten vor der Löschung mit dem Exportwerkzeug.
Sie haben außerdem das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Unsere federführende Behörde ist die portugiesische CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados); Sie können sich auch bei der Behörde Ihres eigenen EU-Landes beschweren.
8. Sicherheit
Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören: Zero-Access-Verschlüsselung gespeicherter E-Mails, OPAQUE Password-Authenticated Key Exchange (Ihr Passwort erreicht uns niemals), clientseitige Schlüsselerzeugung, Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP, WebAuthn), verschlüsselte Sicherungen, in der EU gehostete zentrale E-Mail-Infrastruktur und verschlüsselte Postfachspeicherung, TLS während der Übertragung, interne Zugriffskontrollen sowie die in unserem Bedrohungsmodell beschriebenen Regeln für den Umgang mit Klartext. Kein System ist vollkommen sicher; unser Bedrohungsmodell beschreibt ehrlich, was geschützt ist und was nicht.
9. Kinder
Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, und wir verarbeiten ihre Daten nicht wissentlich. Administratoren von Family-Tarifen sind für die von ihnen erstellten Postfächer verantwortlich.
10. Änderungen dieser Erklärung
Wir werden Sie vor dem Inkrafttreten wesentlicher Änderungen per E-Mail oder durch einen Hinweis im Produkt informieren. Die aktuelle Fassung ist stets unter thelemail.com/privacy verfügbar.
11. Kontakt
Fragen oder Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte: [email protected]
Thelemail, Praça de Bocage 67, 2900-277 Setúbal, Portugal.
Zuletzt aktualisiert: 31. August 2026.