Como alojar o e-mail da família no seu próprio domínio

Um domínio de e-mail familiar dá ao agregado familiar endereços estáveis que podem sobreviver a mudanças de fornecedor de Internet, serviço de alojamento de e-mail e dispositivo. A configuração prática funciona melhor quando um membro da família com conhecimentos técnicos administra o domínio, enquanto todos os outros recebem uma caixa de entrada privada normal.

Esta divisão de responsabilidades é importante. O administrador trata do DNS, cria os destinatários, planeia a migração e gere o encaminhamento. Os membros da família iniciam sessão nas suas próprias contas, mantêm palavras-passe separadas e utilizam o e-mail sem aprender como funciona o MX ou o DKIM.

A Thelemail foi concebida em torno deste modelo. A página de alojamento de e-mail familiar explica o plano atual para agregados familiares, enquanto este guia abrange as decisões que um administrador deve tomar antes de transferir um domínio.

Comece pela propriedade e pela continuidade

O domínio é a parte duradoura da configuração. Se a sua família utilizar endereços em family.example, pode mudar de fornecedor de alojamento mais tarde e manter esses endereços. O agente de registo continua a gerir a propriedade, e a zona DNS determina que serviço recebe e autentica o e-mail.

Escolha um domínio que o agregado familiar espere manter durante anos. Confirme que o e-mail de registo, o método de recuperação e o pagamento da renovação estão atualizados. Ative proteções da conta no agente de registo, como a autenticação multifator e o bloqueio de transferências, quando disponíveis. Perder o controlo do domínio afetaria todos os endereços nele criados.

Escolha um administrador principal e, pelo menos, um percurso de recuperação documentado. Um segundo adulto de confiança pode conservar as informações de recuperação do agente de registo sem ficar responsável pela administração diária do e-mail. Registe a empresa que detém o registo, o serviço que aloja o DNS e quem pode aceder a cada conta.

Podem começar juntos no Free Family com contas @temail.org e um endereço partilhado. Um plano Family pago permite ligar o vosso domínio quando estiverem prontos.

Conceba a estrutura de endereços antes de alterar o DNS

Enumere todos os endereços ativos no fornecedor atual. Inclua caixas de correio pessoais, endereços públicos, regras de reencaminhamento, aliases antigos e endereços utilizados apenas para recuperar contas. Procure nos gestores de palavras-passe e em contas online importantes endereços que possam ter sido esquecidos.

Dê a cada pessoa uma caixa de correio separada. Uma caixa de correio tem o seu próprio início de sessão, caixa de entrada privada, armazenamento e chave de cifragem. As contas separadas tornam a recuperação de palavras-passe, as sessões dos dispositivos e a eventual saída de membros muito mais claras do que as credenciais partilhadas.

Depois, classifique os restantes endereços por finalidade:

• Utilize um endereço partilhado para responsabilidades do agregado familiar geridas por várias pessoas, como bills@, school@ ou bookings@.
• Utilize um alias para um endereço específico que deva ser encaminhado para uma caixa de correio existente.
• Mantenha uma caixa de correio pessoal para mensagens destinadas a uma pessoa e protegidas pelas credenciais dessa pessoa.

Os planos Family pagos incluem aliases ilimitados, sujeitos a uma salvaguarda contra abusos por espaço de trabalho. O Free pessoal não inclui aliases. O Free Family inclui um alias @temail.org partilhado. A capacidade das caixas de correio, do armazenamento e dos domínios personalizados continua a seguir o plano pago escolhido, pelo que deve consultar os preços e capacidades atuais dos planos Family antes de convidar todos. O guia sobre aliases, caixas de correio e endereços partilhados fornece um quadro de decisão mais detalhado.

Utilize um sistema de nomes que a família consiga compreender mais tarde. Os aliases específicos de serviços, como shopping@ ou travel@, são mais fáceis de reatribuir do que nomes associados a uma responsabilidade temporária. Mantenha um registo simples com cada endereço, o respetivo tipo, o destino e as contas que dele dependem.

Prepare o domínio por fases

Uma configuração segura mantém o fornecedor atual a receber e-mail enquanto a nova conta é preparada. A ordem geral é:

1. Confirmar a propriedade do domínio com o registo TXT fornecido.
2. Publicar os registos de envio fornecidos pelo novo serviço, incluindo DKIM, SPF e DMARC.
3. Criar todas as caixas de correio da família, endereços partilhados e aliases.
4. Importar as mensagens existentes quando necessário.
5. Testar o início de sessão, a recuperação e o envio de mensagens.
6. Alterar o MX depois de todos os destinatários terem um destino.

O MX controla a entrega recebida, pelo que deve ficar perto do fim da sequência. Normalmente, a confirmação da propriedade e a autenticação do envio podem ser preparadas enquanto os registos MX antigos permanecem ativos. O guia de ligação do domínio da Thelemail segue esta abordagem faseada.

Os valores DNS têm de ser copiados exatamente como são fornecidos. Os nomes dos registos variam entre painéis de DNS: alguns esperam o nome completo do domínio, enquanto outros acrescentam automaticamente a zona. Verifique o ecrã de validação do fornecedor após cada alteração. Para obter uma explicação técnica de cada registo, leia SPF, DKIM, DMARC e MX para administradores de domínios.

Transfira o e-mail com um inventário completo dos destinatários

O risco mais comum de uma migração é um endereço que existia no fornecedor antigo e não tem destino no novo. O e-mail enviado para esse endereço pode falhar assim que os novos registos MX entrarem em vigor. Crie primeiro os destinatários a partir do inventário, incluindo aliases com pouco tráfego e endereços de recuperação.

Exporte ou importe as mensagens históricas enquanto a conta antiga estiver disponível. Mantenha o serviço antigo ativo durante a transição do DNS, porque alguns sistemas de envio podem continuar a utilizar informações MX em cache. Consulte ambos os serviços durante a sobreposição e, depois, efetue uma importação final se o método de migração o permitir.

Planeie uma reversão antes da alteração. Guarde os antigos valores MX, anote o TTL atual do DNS e mantenha acesso de administrador a ambos os fornecedores. Restaurar o antigo registo MX pode redirecionar novas entregas, embora as caches de DNS também façam com que a alteração demore a chegar a todos os remetentes.

A sequência completa, incluindo a preparação, a verificação e as verificações posteriores à transição, está descrita no guia de transição faseada do MX.

Defina regras de recuperação para todo o agregado familiar

O e-mail familiar torna-se frequentemente o canal de recuperação para contas bancárias, de educação, viagens, serviços públicos e dispositivos. Trate a recuperação como parte da configuração inicial.

Cada membro deve guardar o respetivo método de recuperação num local a que possa aceder depois de perder um dispositivo. O administrador deve documentar separadamente como recuperar as contas do agente de registo e do DNS. Evite a recuperação circular em que a conta de e-mail depende apenas do agente de registo do domínio e o agente de registo depende apenas dessa mesma conta de e-mail.

A conceção de armazenamento sem acesso ao conteúdo da Thelemail tem uma consequência direta: perder simultaneamente uma palavra-passe e o respetivo método de recuperação pode tornar irrecuperável o conteúdo armazenado da caixa de correio. Reveja este limite com cada membro antes da migração. O modelo de segurança e de ameaças explica a cifragem do e-mail armazenado, a cifragem interna ponto a ponto, a entrega externa e os metadados visíveis.

Decida como deve funcionar o e-mail partilhado do agregado familiar

Um endereço partilhado deve corresponder a uma responsabilidade real do agregado familiar. Selecione os membros que precisam de uma cópia e decida quem deve responder. Os membros continuam a utilizar os seus próprios inícios de sessão e chaves de cifragem, o que mantém o acesso à conta atribuível a uma pessoa.

Reveja o encaminhamento partilhado após mudanças na vida familiar. Uma criança pode assumir uma conta escolar ou uma subscrição, um parceiro pode assumir a gestão das faturas ou um familiar idoso pode precisar que outra pessoa seja incluída. O endereço público pode permanecer estável enquanto o administrador atualiza os destinatários.

Os aliases exigem a mesma manutenção. Um alias exclusivo para um serviço online pode revelar que serviço divulgou ou utilizou indevidamente o endereço, e o administrador pode redirecioná-lo ou desativá-lo sem afetar a caixa de correio principal de uma pessoa. Mantenha os aliases suficientemente claros para que a respetiva finalidade continue a ser compreensível anos mais tarde.

Faça uma verificação final da preparação do agregado familiar

Antes de alterar o MX, confirme todos os pontos seguintes:

• O registo, a renovação e os dados de recuperação do domínio estão atualizados.
• Cada membro da família tem uma caixa de correio separada e um método de recuperação funcional.
• Todos os destinatários antigos existem no novo serviço como caixas de correio, endereços partilhados ou aliases.
• DKIM, SPF e DMARC apresentam o estado esperado no assistente de configuração.
• O e-mail histórico foi importado ou arquivado de acordo com o plano da família.
• Os antigos registos MX e os passos de reversão estão documentados.
• Os membros da família sabem quando devem consultar as caixas de entrada antigas e novas durante a transição.

Após a transição, envie testes de um fornecedor externo para cada tipo de destinatário. Envie mensagens para vários fornecedores importantes e inspecione os resultados de autenticação nos cabeçalhos recebidos. Continue a vigiar as caixas de entrada antigas até terminar a entrega em cache e só depois encerre o serviço anterior, quando a família confirmar que o e-mail importante está a chegar.

Um domínio familiar bem gerido deve passar despercebido depois da configuração. Um administrador mantém o DNS e o encaminhamento, cada pessoa conserva uma conta privada e o agregado familiar mantém o controlo dos seus endereços quando muda de fornecedor.